Como Fazer uma Planilha de Controle de Compras e Fornecedores
Comprar bem é lucrar antes de vender. Uma planilha de controle de compras mostra o que você comprou, de quem, por quanto e quando pagar. Além disso, ela revela qual fornecedor entrega melhor, qual preço subiu e onde o dinheiro está parado.
Neste guia, você vai montar uma planilha de controle de compras e fornecedores passo a passo no Excel. Também vai receber as fórmulas prontas, um exemplo com números reais e uma rotina simples de atualização. Por fim, vai conhecer modelos prontos para ganhar tempo.
Como Fazer uma Planilha de Controle de Compras e Fornecedores
O controle de compras registra tudo o que a empresa adquire: mercadorias, matéria-prima, insumos e serviços. O controle de fornecedores, por sua vez, reúne os dados e o desempenho de quem vende para você. Além disso, juntos, eles formam a base de uma gestão de suprimentos organizada.
A planilha que vamos montar tem cinco partes. Assim, a primeira é o cadastro de fornecedores. Além disso, a segunda é o registro das compras. Então, a terceira acompanha os pagamentos. A quarta compara os preços e avalia os fornecedores. Dessa forma, a quinta reúne o painel de acompanhamento.
O método tem oito passos, e cada um leva de quinze a vinte minutos. Portanto, em uma tarde você termina a estrutura completa. Depois, o uso diário leva poucos minutos, porque você só lança as compras novas.
Se preferir começar por um modelo pronto, a Planilha de Controle de Estoque ajuda a acompanhar o que entra e o que sai. Mesmo assim, entender a lógica deste guia permite adaptar qualquer modelo ao seu negócio.
Por que controlar compras e fornecedores
Muitas empresas perdem dinheiro nas compras sem perceber. Também, um preço que sobe aos poucos, um pedido duplicado ou uma entrega atrasada custam caro. Assim, sem registro, ninguém enxerga o problema.
Uma boa planilha de controle de compras entrega cinco benefícios diretos:
- Economia: você compara preços e negocia com dados na mão.
- Menos faltas e excessos: você compra a quantidade certa, na hora certa.
- Melhor caixa: você sabe quando pagar e como parcelar.
- Fornecedores confiáveis: você identifica quem cumpre prazo e qualidade.
- Histórico: você consulta quanto pagou em cada item ao longo do tempo.
Em resumo, comprar com controle reduz custos e aumenta a margem. Assim, mesmo uma pequena empresa ganha muito ao registrar suas compras.
O que a planilha de controle de compras precisa ter
Antes de abrir o Excel, defina o conteúdo da planilha. Na prática, um bom modelo reúne cinco grupos de informação.
O primeiro grupo é o cadastro de fornecedores: nome, CNPJ ou CPF, contato, prazo de pagamento e categoria. O segundo é o registro das compras: data, número do pedido, item, quantidade, preço unitário e total. O terceiro é o pagamento: vencimento, valor, situação e forma de pagamento.
O quarto grupo trata da entrega: data prometida, data de recebimento e situação do pedido. Além disso, o quinto é o da avaliação: nota de preço, prazo e qualidade de cada fornecedor.
Em seguida, avalie o que realmente precisa de controle. Assim, empresas pequenas podem começar com cadastro, compras e pagamentos. Depois, acrescentam a avaliação. Dessa forma, a planilha cresce no ritmo da sua necessidade, sem ficar pesada demais.
Antes de começar: reúna os dados e defina o padrão
Antes de montar a planilha, junte as notas fiscais e os pedidos dos últimos meses. Então, separe os fornecedores mais usados e anote as condições de cada um. Em seguida, liste os itens que a empresa compra com frequência.
Depois, defina o padrão de registro. Dessa forma, escolha como nomear os itens, como “Parafuso sextavado 10 mm”, sempre da mesma forma. Defina também as unidades de medida: unidade, caixa, quilo e metro. Então, a padronização evita que o mesmo item apareça com nomes diferentes.
Também crie códigos para as categorias, como “Matéria-prima”, “Embalagem”, “Serviços” e “Escritório”. Também, essas listas alimentarão os menus suspensos e permitirão relatórios por categoria.
Por fim, defina o fluxo de aprovação. Na prática, em empresas com mais de uma pessoa comprando, decida quem aprova compras acima de determinado valor. Dessa forma, registre essa regra na planilha, com uma coluna de aprovação. Assim, o controle protege a empresa contra gastos indevidos.
Passo 1: crie a estrutura da planilha de controle de compras
Abra um arquivo novo no Excel e crie seis abas: Fornecedores, Compras, Pagamentos, Preços, Avaliação e Painel. Além disso, renomeie cada uma com duplo clique. Também, mantenha nomes sem acento e sem espaço, para encurtar as fórmulas.
Em seguida, colora as abas. Assim, use azul para Fornecedores, verde para Compras, vermelho para Pagamentos, roxo para Preços, cinza para Avaliação e laranja para Painel. Na prática, essa convenção ajuda a localizar cada área rapidamente.
Na guia Exibir, desmarque as Linhas de Grade. Depois, escolha uma fonte única, como Calibri 11, e pinte de amarelo claro as células de digitação. Então, deixe de cinza claro as células calculadas. Dessa forma, você nunca sobrescreve uma fórmula por engano.
Crie ainda uma aba auxiliar chamada Listas. Dessa forma, nela, escreva as categorias, as unidades, as formas de pagamento e as situações. Além disso, elas alimentarão os menus suspensos das demais abas. Assim, você elimina erros de digitação e mantém os totais corretos.
Passo 2: monte o cadastro de fornecedores
A aba Fornecedores é a base de todo o controle. Também, escreva os cabeçalhos na primeira linha: Código, Nome, CNPJ, Contato, Telefone, E-mail, Categoria, Prazo de pagamento e Situação. Depois, selecione os cabeçalhos e pressione Ctrl+T para criar uma tabela.
Marque a opção de cabeçalhos e dê o nome “Forn” na guia Design da Tabela. Na prática, esse nome curto será usado em todas as fórmulas. Além disso, a tabela se expande sozinha quando você cadastra um fornecedor novo. Assim, as demais abas o enxergam sem ajuste.
Crie listas suspensas nas colunas Categoria e Situação, em Dados, Validação de Dados. Além disso, na situação, use as opções: Ativo, Em teste e Inativo. Dessa forma, você separa os parceiros confiáveis dos que estão em avaliação.
Use o código do fornecedor, e não o nome, como chave de ligação com as demais abas. O código nunca se repete e não muda quando o nome da empresa muda. Dessa forma, o PROCV sempre encontra o fornecedor certo.
Registre também o prazo combinado de entrega e as condições especiais. Assim, essas informações ajudam na hora de comparar propostas.
Passo 3: registre as compras em uma tabela
A aba Compras é a mais usada da planilha. Então, escreva os cabeçalhos: Data, Pedido, Fornecedor, Item, Categoria, Quantidade, Preço unitário, Total, Prazo de entrega, Data de recebimento e Situação. Depois, transforme em tabela com Ctrl+T e dê o nome “Comp”.
Calcule o total com uma fórmula simples:
=[@Quantidade]*[@[Preço unitário]]
Para buscar o nome do fornecedor a partir do código, use PROCV:
=PROCV([@Código];Forn;2;FALSO)
Crie listas suspensas nas colunas Fornecedor, Categoria e Situação. Dessa forma, na situação do pedido, use: Pedido feito, Em transporte, Recebido, Parcial e Cancelado. Dessa forma, você acompanha o andamento de cada compra.
Para a coluna Mês, use esta fórmula, que transforma qualquer data no primeiro dia do mês:
=DATA(ANO([@Data]);MÊS([@Data]);1)
Formate como “mmm/aaaa”. Assim, os totais por mês ficam fáceis de calcular. Assim, registre sempre o número da nota fiscal, para conferir com o pagamento.
Passo 4: acompanhe os pagamentos e os vencimentos
Comprar a prazo exige atenção ao vencimento. Por isso, a aba Pagamentos reúne as parcelas de cada compra. Então, crie uma tabela com: Pedido, Fornecedor, Parcela, Vencimento, Valor, Situação, Data do pagamento e Dias de atraso.
Calcule o status automático com a função SE:
=SE([@Situação]="Paga";"Paga";SE([@Vencimento]<HOJE();"Vencida";SE([@Vencimento]-HOJE()<=7;"Vence em 7 dias";"A vencer")))
Aplique uma Formatação Condicional: verde para “Paga”, vermelho para “Vencida”, amarelo para “Vence em 7 dias”. Dessa forma, a lista pisca sozinha quando algo exige atenção.
Em seguida, calcule o total a pagar em cada semana com SOMASES, usando o intervalo de datas. Esse número ajuda a planejar o caixa e evita surpresas.
Para um controle completo de vencimentos e recebimentos, veja o guia de contas a pagar e receber. Além disso, a Planilha de Fatura ajuda a formalizar cobranças quando a sua empresa também vende a prazo.
Passo 5: compare os preços dos fornecedores
Comparar preços é onde a planilha mais gera economia. Para isso, a aba Preços reúne o histórico de cada item, por fornecedor.
Monte uma tabela com os itens nas linhas e os fornecedores nas colunas. Em cada célula, busque o último preço pago, usando a função PROCV ou ÍNDICE e CORRESP:
=ÍNDICE(Comp[Preço unitário];CORRESP(1;(Comp[Item]=$A5)*(Comp[Fornecedor]=B$4);0))
Na última coluna, descubra o menor preço entre os fornecedores com a função MÍNIMO. Depois, calcule a diferença percentual entre o preço atual e o menor:
=SEERRO((PreçoAtual-MenorPreço)/MenorPreço;0)
Aplique cores: verde para o menor preço e vermelho para diferenças maiores que 10%. Dessa forma, você enxerga de imediato os itens em que está pagando mais caro.
Use esses números para negociar. Mostre ao fornecedor a proposta concorrente e peça uma condição melhor. Muitas vezes, basta a comparação para conseguir desconto.
Passo 6: acompanhe a variação de preços ao longo do tempo
O preço de um item muda ao longo dos meses, e a planilha deve mostrar essa variação. Assim, você percebe aumentos antes que eles pesem no custo.
Crie uma tabela que reúne o preço médio mensal de cada item. Use a função MÉDIA.SES, que calcula a média com critérios:
=MÉDIA.SES(Comp[Preço unitário];Comp[Item];$A5;Comp[Mês];B$4)
Aqui, A5 é o item e B4 é o mês. Em seguida, calcule a variação em relação ao mês anterior. Divida a diferença pelo valor anterior e formate como porcentagem. Se um item subir mais de 5% em um mês, o alerta acende.
Por fim, crie um gráfico de linhas com o preço médio dos itens principais. Dessa forma, a tendência fica visível. Se o preço sobe de forma contínua, considere trocar de fornecedor ou fechar um contrato com preço fixo.
Registre também o motivo das variações: câmbio, sazonalidade ou reajuste do fornecedor. Esse diário de preços ajuda a negociar e a planejar o orçamento.
Passo 7: avalie o desempenho dos fornecedores
Preço baixo não basta. Um fornecedor que atrasa ou entrega com defeito custa mais caro no fim. Por isso, a aba Avaliação mede o desempenho de cada parceiro.
Use três critérios: preço, prazo e qualidade. Para o prazo, calcule a pontualidade: o percentual de pedidos entregues até a data prometida. Use CONT.SES para contar os pedidos no prazo e divida pelo total:
=SEERRO(CONT.SES(Comp[Fornecedor];$A5;Comp[Atraso];"<=0")/CONT.SE(Comp[Fornecedor];$A5);0)
Para a qualidade, registre uma nota de 1 a 5 a cada recebimento, considerando defeitos e devoluções. Em seguida, calcule a média. Para o preço, use a diferença percentual em relação ao menor preço.
Combine os três critérios em uma nota final, com pesos. Por exemplo, preço com peso 40%, prazo com 30% e qualidade com 30%. Dessa forma, você classifica os fornecedores de forma objetiva.
Use o ranking para decidir. Concentre as compras nos melhores e converse com os piores. Se não houver melhora, troque de fornecedor.
Passo 8: monte o painel de compras
O painel resume as compras em uma única tela. Ele ajuda o gestor a enxergar o total gasto, os pagamentos pendentes e o desempenho dos parceiros.
Crie quatro quadros com os números principais: total comprado no mês, total a pagar, pedidos em atraso e economia obtida. Cada quadro aponta para uma célula das abas de dados.
Em seguida, adicione três gráficos. O primeiro, de barras, mostra as compras por fornecedor, do maior para o menor. O segundo, de rosca, mostra a divisão por categoria. O terceiro, de linhas, mostra a evolução do gasto mês a mês.
Use as mesmas cores em todos os elementos, para que o painel pareça profissional. Por fim, insira segmentações de dados para filtrar por mês, categoria ou fornecedor.
Aplique também a regra 80/20. Em geral, 20% dos fornecedores concentram 80% do gasto. Identifique esse grupo e dê atenção especial a ele, porque uma pequena economia ali gera um grande efeito no resultado.
Como Fazer uma Planilha de Controle de Compras e Fornecedores
Antes de seguir, vale revisar o caminho. Em resumo, você fez oito etapas:
- Estrutura: criou as abas Fornecedores, Compras, Pagamentos, Preços, Avaliação e Painel.
- Fornecedores: montou o cadastro com código e prazo.
- Compras: registrou os pedidos com total e situação.
- Pagamentos: acompanhou vencimentos com status automático.
- Comparação: buscou o menor preço de cada item.
- Variação: mediu a evolução dos preços no tempo.
- Avaliação: classificou os fornecedores por preço, prazo e qualidade.
- Painel: criou os quadros e os gráficos de acompanhamento.
Se você chegou até aqui, já tem uma planilha de controle de compras completa e funcional. Além disso, ela cresce sozinha, porque as tabelas do Excel se expandem a cada nova linha.
Exemplo prático de uma planilha de controle de compras com números
Veja a planilha em ação em uma pequena confeitaria. No mês, ela comprou R$ 18.600 em insumos de quatro fornecedores. fornecedor A, de farinhas e açúcar, concentrou R$ 7.900. O fornecedor B, de embalagens, ficou com R$ 4.200. O fornecedor C, de laticínios, recebeu R$ 4.100. E o fornecedor D, de outros itens, recebeu R$ 2.400.
A aba de preços revela um detalhe importante: o quilo da manteiga subiu 9% em dois meses no fornecedor C, enquanto o fornecedor E, cotado para comparação, cobra 6% menos. A aba de avaliação mostra ainda que o fornecedor B entregou no prazo em apenas 70% dos pedidos.
Com essa informação, a dona age. Ela pede uma nova proposta ao fornecedor E, negocia 30 dias de prazo e conversa com o fornecedor B sobre os atrasos. O resultado é uma economia estimada de R$ 540 por mês só na manteiga.
Além disso, o painel mostra R$ 5.800 a pagar na semana seguinte. Com isso, ela separa o dinheiro com antecedência e evita pagar juros.
A planilha não tomou nenhuma decisão. No entanto, entregou o dado certo no momento certo.
Compras e estoque: como as duas planilhas se conectam
Compras e estoque andam juntos. Quando você compra demais, o dinheiro fica parado nas prateleiras. Quando compra de menos, perde vendas. Por isso, conecte a planilha de controle de compras ao controle de estoque.
O primeiro passo é definir o estoque mínimo de cada item. Ele é a quantidade que garante a operação até a chegada do próximo pedido. Calcule-o assim: consumo médio diário multiplicado pelo prazo de entrega, mais uma margem de segurança.
=ConsumoDiário*PrazoEntrega+EstoqueSegurança
Em seguida, crie um alerta de reposição. Se o estoque atual ficar abaixo do mínimo, a planilha avisa que está na hora de comprar. Dessa forma, você compra no momento certo, nem antes nem depois.
A Planilha de Controle de Estoque automatiza esse acompanhamento. Quando um pedido é recebido na planilha de compras, o estoque aumenta. Quando uma venda acontece, o estoque diminui. Assim, as duas planilhas formam um ciclo completo.
Para prever a demanda e comprar melhor, use também a Planilha de Previsão de Vendas.
Rotina de uso: como manter a planilha em dia
Uma planilha perfeita, mas esquecida, não resolve nada. Por isso, crie uma rotina curta e realista.
- Todo dia, em cinco minutos: lance as compras recebidas e atualize a situação dos pedidos.
- Toda semana, em quinze minutos: revise os pagamentos que vencem e confira as entregas atrasadas.
- Todo mês, em trinta minutos: feche o mês, compare os preços e atualize a avaliação dos fornecedores.
- Todo trimestre, em uma hora: renegocie com os maiores fornecedores e revise o cadastro.
Além disso, escolha um responsável e separe quem compra de quem paga. Essa divisão reduz erros e fraudes. Se possível, quem faz o pedido não deve ser a mesma pessoa que aprova o pagamento.
No último dia do mês, salve uma cópia do arquivo com a data no nome. Dessa forma, você mantém o histórico e pode esclarecer dúvidas sobre compras passadas. Em pouco tempo, esse cuidado vira hábito.
Como negociar melhor com os fornecedores usando os dados
A planilha de controle de compras também é uma ferramenta de negociação. Quando você sabe exatamente quanto compra de cada fornecedor, ganha argumentos para pedir condições melhores.
Para começar, some o total comprado de cada fornecedor nos últimos doze meses. Em seguida, ordene a lista do maior para o menor. Assim, você descobre quem concentra o seu gasto e quem merece uma conversa.
Com esse número, peça duas coisas. A primeira é um prazo maior, como passar de 30 para 45 dias. A segunda é um desconto por volume ou por pagamento antecipado. Muitos fornecedores aceitam abater 2% a 5% quando o cliente compra com regularidade.
Além disso, registre cada acordo em uma coluna chamada “Condição negociada”. Dessa forma, ninguém esquece o combinado no mês seguinte. Registre também quando o fornecedor cumpriu ou não o prazo de entrega.
Por fim, seja transparente. Fornecedores valorizam quem paga em dia e comunica as necessidades com antecedência. Portanto, a pontualidade registrada na planilha vira um ativo na hora de pedir uma condição melhor.
Erros comuns ao controlar compras e fornecedores
Mesmo com boa vontade, alguns erros se repetem. Conhecê-los evita prejuízo.
- Comprar sem comparar. Sem cotações, você aceita o primeiro preço.
- Não registrar as compras pequenas. Os pequenos gastos somam muito no fim do mês.
- Nomes diferentes para o mesmo item. Isso destrói a comparação de preços.
- Ignorar o prazo de pagamento. Pagar antes do necessário tira capital de giro.
- Depender de um único fornecedor. Se ele falhar, a operação para.
- Não conferir a nota com o pedido. Diferenças passam despercebidas e geram prejuízo.
- Não avaliar os fornecedores. Sem avaliação, os problemas se repetem.
Por fim, proteja as células com fórmulas. Na guia Revisão, escolha Proteger Planilha e libere apenas as células de digitação. Dessa forma, você evita apagar uma fórmula por engano.
Excel ou Google Planilhas: qual usar no controle de compras
Os dois programas funcionam para esse controle, e a maioria das fórmulas deste guia roda nos dois. A escolha depende da equipe e do hábito.
O Excel é mais potente e funciona sem internet. Além disso, lida melhor com tabelas grandes e com fórmulas avançadas. Por isso, é a opção de quem concentra as compras em um único computador.
O Google Planilhas é gratuito e fica na nuvem. Assim, mais de uma pessoa edita ao mesmo tempo, e o comprador consulta os preços pelo celular, direto no fornecedor. Para conhecer a ferramenta, pesquise por Planilhas no Google e crie um arquivo com a sua conta.
As funções SOMASES, SE, PROCV e MÉDIA.SES existem nos dois. Entretanto, os nomes de tabela do Excel, como Comp[Total], não funcionam no Google. Nesse caso, use intervalos comuns, como Compras!H:H. Uma estratégia prática é montar no Excel e enviar o arquivo para o Google Drive.
Controle de compras para MEI, lojas e pequenas empresas
Quem tem uma loja ou um pequeno negócio costuma anotar as compras em um caderno ou guardar as notas em uma gaveta. No começo, funciona. Com o crescimento, porém, o risco de pagar a mais ou perder um vencimento aumenta. Por isso, a planilha se torna essencial.
Para o MEI, uma versão enxuta basta: data, fornecedor, item, valor e vencimento. O artigo sobre planilha para MEI explica o básico da organização financeira de quem empreende.
Já o guia da planilha de controle de vendas mostra como registrar o faturamento, que ajuda a planejar as compras. Para planejar o caixa, veja o guia de planilha de fluxo de caixa.
Se você também organiza as finanças da casa, veja como fazer uma planilha de controle financeiro no Excel. Dessa forma, o negócio e a família ficam organizados, cada um no seu lugar.
Planilha pronta ou feita do zero: o que vale mais a pena
Montar uma planilha de controle de compras do zero ensina bastante. Você entende cada fórmula e adapta tudo ao seu negócio. Em compensação, gasta horas em testes e corre o risco de errar uma fórmula sem perceber.
Uma planilha pronta entrega o resultado no mesmo dia. Além disso, chega testada, com abas organizadas e manual de uso. Assim, você pula a parte técnica e começa a lançar na primeira hora.
A Planilha de Controle de Estoque acompanha o que entra e o que sai. A Planilha de Vendas e Recebimentos PRO registra as vendas e o que falta receber. Já a Planilha de Recibo registra pagamentos com o valor por extenso.
Em resumo, aprender a montar e depois usar um modelo pronto é um ótimo caminho. Assim, você domina a lógica e ganha tempo.
Combine o controle de compras com outras planilhas da Template Download
O controle de compras resolve uma parte da gestão. No entanto, quem quer crescer pode somar outras ferramentas. A seguir, algumas opções para cada objetivo.
- Para planejar as metas comerciais, use a Planilha de Plano de Vendas.
- Para acompanhar a equipe, a Planilha de Acompanhamento de Metas de Vendas ajuda.
- Para planejar o ano, veja o guia de planilha de orçamento empresarial.
- Para controlar os custos de pessoal, veja o guia de planilha de controle de funcionários.
Assim, você escolhe a combinação que combina com o seu momento. Além disso, todas seguem o mesmo padrão visual, o que facilita o aprendizado.
Como Fazer uma Planilha de Controle de Compras e Fornecedores
Depois que a base funciona, você pode evoluir a planilha aos poucos. A seguir, cinco melhorias que valem o esforço.
- Cotações: registre as propostas de cada fornecedor antes de comprar.
- Pedido de compra: gere um documento padronizado com os dados do pedido.
- Curva ABC: classifique os itens por importância no gasto.
- Contratos: acompanhe a validade e o reajuste dos contratos com fornecedores.
- Tabela dinâmica: cruze fornecedor, categoria e mês para analisar rapidamente.
Aproveite também a virada do ano. Duplique o arquivo, limpe os pedidos fechados e comece o novo ciclo com o cadastro atualizado. Dessa forma, a planilha nunca fica pesada.
Por fim, não busque a perfeição no começo. Uma planilha simples e usada todo dia vale mais do que uma sofisticada e esquecida. Portanto, comece pequeno, teste por três meses e só então acrescente novidades.
Checklist mensal da planilha de controle de compras
Para transformar a teoria em hábito, use um checklist curto no fim de cada mês. Cole em uma aba da planilha e marque cada item com uma caixa de seleção.
- Lancei todas as compras e notas do mês.
- Conferi as notas com os pedidos e os recebimentos.
- Atualizei a situação dos pagamentos.
- Comparei os preços dos itens principais.
- Atualizei a avaliação dos fornecedores.
- Revisei os pedidos atrasados e cobrei os parceiros.
- Conferi o estoque mínimo e os alertas de reposição.
- Salvei uma cópia do arquivo com a data no nome.
Além disso, escolha sempre o mesmo dia para fazer a revisão, como o primeiro dia útil do mês. Assim, o hábito se fixa e a planilha de controle de compras nunca fica para depois.
Com o tempo, o checklist toma menos de vinte minutos. Mesmo assim, ele garante que nenhum passo importante seja esquecido. Em consequência, as compras ficam mais baratas e mais previsíveis.
Como Fazer uma Planilha de Controle de Compras e Fornecedores
Fazer uma planilha de controle de compras e fornecedores é mais simples do que parece. Em resumo, você cadastra os fornecedores, registra as compras, acompanha os pagamentos e compara os preços. Depois, avalia o desempenho dos parceiros e acompanha tudo em um painel.
O que realmente reduz o custo, porém, é a rotina. Por isso, comece hoje, mesmo com poucos fornecedores. Lance as compras com disciplina, compare os preços todo mês e negocie com os dados na mão.
Se preferir ganhar tempo, conheça a Planilha de Controle de Estoque e a Planilha de Vendas e Recebimentos PRO. Elas já vêm prontas e acompanham manual de uso. Assim, você começa a organizar as compras ainda hoje.
Qualquer que seja o caminho, o importante é comprar com informação. Afinal, quem controla as compras protege a margem e fortalece o caixa.
Modelo de estrutura da planilha de controle de compras
Para facilitar a montagem, veja como organizar cada aba da planilha de controle de compras. Use esta estrutura como ponto de partida e adapte aos seus números.
aba Fornecedores, reserve uma linha por parceiro, com código, contato, prazo e situação. Na aba Compras, crie uma linha por item comprado, com data, pedido, quantidade, preço e total. Na aba Pagamentos, registre uma linha por parcela, com vencimento e status automático.
Veja Na aba Preços, monte a matriz de itens por fornecedor. Na aba Avaliação, calcule a pontualidade, a qualidade e a nota final. Por fim, no Painel, concentre os quadros e os gráficos de acompanhamento. Mantenha sempre os códigos como chave de ligação, para que o PROCV funcione sem ajustes.
Dê nomes às tabelas e aos intervalos importantes, como “Forn”, “Comp” e “Pag”. Dessa forma, a planilha de controle de compras fica legível para qualquer pessoa que precise revisar o arquivo, como o contador ou um novo comprador.
Por fim, documente a planilha em uma aba chamada Instruções. Explique o que cada aba faz, quem atualiza e em que dia ocorre o fechamento. Esse pequeno manual evita dúvidas e protege o controle quando alguém sai de férias.
Como fazer cotações e escolher o melhor fornecedor
Antes de comprar, cote com pelo menos três fornecedores. Esse hábito simples costuma gerar economia de 5% a 15% e evita a dependência de um único parceiro. A planilha de controle de compras pode registrar as cotações e mostrar qual proposta vence.
Crie uma aba chamada Cotações, com as colunas: Data, Item, Quantidade, Fornecedor, Preço unitário, Prazo de entrega, Condição de pagamento e Frete. Em seguida, calcule o custo total de cada proposta, somando o preço, o frete e o custo do prazo:
=[@Quantidade]*[@[Preço unitário]]+[@Frete]
Compare os totais lado a lado. Atenção: a proposta mais barata nem sempre é a melhor. Um prazo de pagamento mais longo, por exemplo, vale dinheiro, porque mantém o caixa disponível por mais tempo. Por isso, anote todas as condições antes de decidir.
Para escolher, use uma nota que combine custo, prazo e confiabilidade do fornecedor. Dessa forma, você justifica a decisão com critérios claros. Guarde a cotação vencedora e as perdedoras. Elas servem de argumento na próxima negociação.
Curva ABC: priorize os itens que mais pesam nas compras
Nem todos os itens merecem a mesma atenção. Em geral, poucos itens concentram a maior parte do gasto. A curva ABC ajuda a identificá-los, e a planilha de controle de compras calcula essa classificação com facilidade.
Primeiro, some o gasto por item no período, com SOMASES. Depois, ordene do maior para o menor. Em seguida, calcule o percentual de cada item sobre o total e o percentual acumulado.
Classifique os itens em três grupos. Os itens A somam até 80% do gasto acumulado e merecem controle rigoroso, com cotações frequentes. Assim Os itens B somam os 15% seguintes e pedem acompanhamento moderado. Então Os itens C, com os 5% finais, exigem controle simples.
Use a fórmula SE para classificar:
=SE([@Acumulado]<=0,8;"A";SE([@Acumulado]<=0,95;"B";"C"))
Com a curva pronta, concentre a energia onde ela rende mais. Negocie os itens A com atenção, compre os itens C em lotes maiores e simplifique o controle. Dessa forma, você ganha tempo e economiza dinheiro.
Dicas finais para usar a planilha de controle de compras com sucesso
Para fechar, reunimos dicas que aumentam as chances de a planilha dar certo. Elas vêm da rotina de quem usa a planilha de controle de compras todas as semanas.
Comece simples. Uma versão enxuta, com fornecedores, compras e pagamentos, é muito mais fácil de manter do que um modelo detalhado demais. Depois, acrescente preços, avaliação e curva ABC à medida que a rotina se firmar.
Padronize os nomes dos itens. Use sempre o mesmo texto e as mesmas unidades. Dessa forma, a comparação de preços funciona e os relatórios saem corretos.
Confira as notas. Sempre compare a nota fiscal com o pedido e com o que foi recebido. Pequenas diferenças, quando repetidas, viram grandes prejuízos.
Por fim, converse com o contador sobre os impostos das compras, como créditos fiscais. Ele pode indicar campos extras para a planilha. Com esse apoio, o controle fica mais completo e a empresa compra com mais segurança.
Perguntas frequentes
Como fazer uma planilha de controle de compras e fornecedores?
Crie abas para fornecedores, compras, pagamentos, preços e avaliação. Cadastre cada fornecedor com um código e registre as compras com data, item, quantidade e preço. Depois, use fórmulas para calcular totais, vencimentos e o menor preço.
O que deve conter uma planilha de controle de compras?
Ela deve conter o cadastro de fornecedores, o registro dos pedidos, o acompanhamento de pagamentos, o histórico de preços e a avaliação dos parceiros. Também é útil incluir alertas de vencimento e um painel.
Como comparar preços de fornecedores no Excel?
Monte uma tabela com os itens nas linhas e os fornecedores nas colunas, buscando o último preço com PROCV ou ÍNDICE e CORRESP. Depois, use a função MÍNIMO para achar o menor preço e calcule a diferença percentual.
Como avaliar o desempenho de um fornecedor?
Meça preço, prazo e qualidade. Calcule o percentual de entregas no prazo, registre uma nota de qualidade a cada recebimento e compare o preço com o menor da lista. Combine os critérios em uma nota final com pesos.
Como saber quando devo comprar de novo?
Calcule o estoque mínimo, multiplicando o consumo diário pelo prazo de entrega e somando uma margem de segurança. Quando o estoque atual ficar abaixo desse valor, a planilha avisa que é hora de repor.
Como controlar os vencimentos das compras a prazo?
Registre cada parcela com a data de vencimento e a situação. Use a função SE com HOJE para criar um status automático, como “Paga”, “Vencida” e “Vence em 7 dias”, e aplique cores para destacar o que exige ação.
Posso usar a mesma planilha no Google Planilhas?
Sim, com pequenas adaptações. As fórmulas principais funcionam nos dois programas. Entretanto, os nomes de tabela do Excel não funcionam no Google, então use intervalos comuns.
Preciso de um sistema caro para controlar as compras?
Não. Uma planilha bem montada resolve o controle de empresas pequenas e médias. No entanto, quando o volume cresce muito, vale avaliar um sistema de gestão integrado.
Com que frequência devo atualizar a planilha?
Lance as compras e os recebimentos todo dia, revise os pagamentos toda semana e compare os preços todo mês. Assim, os números sempre refletem a realidade.
Existe uma planilha pronta de controle de compras e estoque?
Sim. A Template Download oferece a Planilha de Controle de Estoque e a Planilha de Vendas e Recebimentos PRO. Elas acompanham manual de uso e ajudam a organizar as compras e o caixa.
